“La rete è fattore di sviluppo economico e di miglioramento, grazie ai servizi on line, della possibilità di limitare spostamenti inutili e di riconquistare il bene primario del tempo.”
/ Walter Veltroni /
Arxivar è una piattaforma studiata per archiviare tutte le informazioni aziendali per poterle gestire con strumenti facili e sicuri. ARXivar è una soluzione scalabile che integra importanti funzioni:
ormai strumenti indispensabili per operare in ottica di smartworking.
Il lavoro in team è supportato dai servizi ARXDrive, ARXlink e Chat, tools integrati in ARXivar.
La condivisione dei documenti è controllata: l’archiviazione dei documenti è centralizzata e accessibile secondo permessi definiti per gruppi e/o singolo utente, la chat interna facilita la collaborazione diretta, senza l’uso eccessivo di mail.
ARXivar gestisce chiamate con qualunque servizio web esterno. L’utente ha a disposizione un’unica dashboard con strumenti e informazioni ARXivar e strumenti e informazioni esterni. Inoltre è possibile sviluppare comandi e pagine totalmente custom.
ARXivar NEXT può includere ARXivar Reports, uno strumento di reportistica che permette di ottenere in tempi brevi dati statistici, valori calcolati e formattazione condizionata. Tutti i report prodotti con ARXivar Reports possono essere esportati.
Oltre 4000 aziende italiane hanno scelto ARXivar per i loro progetti di digital trasformation e smartworking.
Tra i benefici di ARXivar ricordiamo:
ARXivar centralizza le informazioni digitalizzate, indipendentemente dai sistemi terzi da cui provengono.
L’utente può archiviare le informazioni, gestirle, consultarle, utilizzarle e scambiarle ovunque e da qualsiasi device.
L’impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i giusti parametri di riservatezza e integrità.
Grazie al motore di workflow, i processi approvativi possono essere standardizzati e automatizzati per recuperare tempi e risorse.
ARXivar facilita e centralizza la comunicazione e l’interazione. E’ possibile scambiare informazioni ed oggetti ARXivar in chat o tramite link.
Strumenti di controllo e reportistica consentono di avere un’analisi dettagliata delle performance di processi e attività migliorando l’efficienza operativa.
ARXivar è integrabile con i più diffusi sistemi gestionali e erp.
ARXivar è il complemento perfetto per sistemi ERP e Gestionali perché ne potenzia ed estende il perimetro di azione, in modo semplice e senza sconvolgere le abitudini operative.
Connettori certificati:
Alyante
SAP BusinessONE
Sigla
SAP R3
Passepartout Mexal
Microsoft Dynamics
Metodo Evolus
Mago.Net
Gamma Enterprise/Sprint
Infinity
Business Cube
AdHoc Revolution/Enterprise
AutoCAD
Ricoh MFP
L’add-on permette di esportare mail dall’applicativo Thunderbird in formato EML e, tramite cartella monitorata oppure mailer, archiviarle in ARXivar, recuperando in modo semplice e veloce i campi di profilo per l’archiviazione della mail.
In fase di esportazione è possibile stabilire dove ed in che modo creare il file EML esportato; è poi possibile impostare tutti i parametri necessari per il monitoraggio delle cartelle, appositamente pensate per l’archiviazione di mail.
In caso di archiviazione automatica, l’assegnazione della classe documentale e dello stato viene gestita in modo completamente parametrizzato. E’ possibile stabilire i parametri per la selezione di classe e stato documento al momento dell’archiviazione di una mail da diversi punti e per differenti livelli di assegnazione.
Il modulo permette di gestire in maniera automatica il ciclo attivo dei documenti aziendali, dall’archiviazione alla spedizione, dalla fascicolazione al reperimento di informazioni di profilo direttamente dall’ERP.
Il modulo permette di integrare perfettamente qualsiasi sistema già presente in azienda (Gestionale Windows, AS/400, CRM, Call Center).
Permette di acquisire in automatico qualunque tipo di documento. In particolare permette di acquisire documenti del ciclo attivo, impostando delle regole mirate per l’importazione dei documenti direttamente da gestionale.
Le informazioni ricavate dal documento possono essere integrate interrogando direttamente database esterni.
Una volta acquisito il documento può essere inviato automaticamente al destinatario utilizzando tutti gli strumenti di multicanalità messi a disposizione da ARXivar.
Gestisce le ristampe dei documenti sovrascrivendo il documento già archiviato oppure creando una nuova revisione.
ll connettore prende in carico i documenti spediti direttamente tramite ARXivar e si occupa dell’inoltro telematico e della consegna del documento a Poste Italiane, che provvederà alla stampa e alla spedizione fisica del documento
Il servizio permette la spedizione direttamente dal desktop dell’utente abilitato di documenti (BMP, GIF,JPG, PNG, TIFF, PDF, XFF) con posta ordinaria oppure raccomandata.
L’utente abilitato al controllo e al monitoraggio delle spedizioni ha la possibilità di:
Archiviazione automatica dai prodotti Microsoft Office oppure OpenOffice
Piena integrazione per la compilazione automatica di form elettronici e modulistica aziendale in qualità
La compilazione può essere totalmente automatica oppure permettere il successivo completamento all’interno del mondo Microsoft Office oppure OpenOffice.
La compilazione dei moduli può anche essere inserita all’interno del workflow permettendone il completamento in modo del tutto automatico.
L’accesso ai moduli è controllato sia per la loro creazione, che per la modifica, che per la compilazione.
ARXivar si prefigge di gestire la distribuzione dei documenti a partire dal loro ricevimento, in modo da determinare la tipologia e smistarli agli uffici interessati. ARXivar consente la movimentazione dei documenti tra gli utenti. La casella di posta è il punto nevralgico della movimentazione attraverso la quale si ricevono e inviano messaggi con allegati i documenti. E’ inoltre possibile consultare in qualsiasi momento la movimentazione di un documento per verificare quali utenti ne hanno preso visione. La funzione della casella di posta è la gestione della circolazione dei documenti all’interno della struttura aziendale.
Archiviazione email manuale integrata in Microsoft Outlook
Archiviazione automatica con profilazione
Invio massivo con liste di distribuzione
Client eMail/Fax integrato
Posta Elettronica Certificata (PEC)
Il client di posta di ARXivar, a differenza di qualisasi altro client di posta, garantisce l’univocità dei documenti. Un documento allegato a un messaggio non è quindi una copia (come avviene per esempio in Outlook), bensì è un collegamento logico all’unico documento presente nell’archivio di ARXivar.
Integrandoci ai più noti software è possibile ricevere ed inviare fax direttamente all’interno del prodotto.
Quando non presente un prodotto esterno, è disponibile un fax server interno
Archiviazione automatica in base al CISD collegando il mittente in rubrica ad uno specifico ufficio ricevente
Gestione dei rapporti di trasmissione e delle copertine
Programmazione della trasmissione
Gestione degli stati documentali in collegamento alla trasmissione fax
Software supportati:
Vengono supportati tutti gli scanner compatibili TWAIN
Stampanti di etichette per la segnatura di protocollo
Zebra serie LP / TPL – linguaggio EPL2
Zebra serie LP-Z / TLP-Z – linguaggio ZPL II
Zebra serie GK (GK420t, GK420d) – linguaggio EPL2 o ZPL II
Intermec serie PC, PF, PD – linguaggio ESim
Intermec serie PC, PF, PD – linguaggio ESim
Toshiba Tec serie B-SV4
Epson TM-L90
Dispositivi di firma elettronica
È possibile collegare tutte le sorgenti di dati al sistema per un corretto allineamento delle informazioni e dei metadati
Collegamento ODBC, OLEDB, DSN oppure diretto
Collegamento di fonti dati ODBC, OLEDB, DSN
Ricerca diretta in database esterni da:
Con questo modulo è possibile profilare i documenti da archiviare generando un etichetta adesiva ed un codice a barre identificativo del documento, così facendo si può subito acquisire logicamente il documento e solo in un secondo momento acquisirlo fisicamente.
Il modulo Barcode Connector permette di automatizzare tutto il ciclo passivo dei documenti (es. fatture da fornitore, etc.) recuperando dall’ERP le informazioni di registrazione prima nota e creando in modo totalmente automatico il profilo del documento in ARXivar.
Al momento della profilazione (archiviazione) viene generata l’etichetta che verrà apposta sul documento cartaceo al fine di identificarlo univocamente, successivamente è possibile prendere un gruppo di documenti etichettati, inserirli nello scanner e lanciare l’acquisizione.
Il modulo si prenderà carico di archiviare fisicamente i documenti assegnandoli ai profili precedentemente creati.
ABLE TECH è una software house specializzata nella Gestione Elettronica dei Documenti, del Workflow & Process Management, della Fatturazione Elettronica e della Conservazione a norma. Da sempre rende semplice ed intuitiva l’applicazione e l’utilizzo di queste tecnologie. Per questo le ha integrate in ARXivar, un’unica piattaforma web integrabile a software terzi. ARXivar, forte di una rete di 400 partner, 100 dipendenti e oltre 4000 clienti (60.000 per i servizi in outsourcing IX), è uno dei principali punti di riferimento nel mondo delle soluzioni digitali per il Document & Process Management.
Certificazioni ISO
Able Tech è certificata
ISO 9001:2015
ISO 27001:2013
CSQA
CRiBiS
Agid
Peppol Access Point Certified ProviderSof
Da sempre uno dei più importanti elementi differenzianti di ARXivar è il modellatore grafico di workflow che permette di “disegnare” un qualsiasi processo aziendale rendendolo funzionate in tempi rapidi.
Da qui il processo può essere ottimizzato nel tempo, attraverso sistemi di misurazione e monitoraggio dei processi avviati dalla piattaforma.
Rispetto alla versione precedente “ARXivar”, ARXivar NEXT eredita e funzionalità di gestione dei processi e delle infromazioni integrando le più attuali funzioni di collaboration, mobile working e customer esperienze.